Tổng hợp các lỗi in ấn phổ biến thường gặp trên máy in văn phòng và cách xử lý hiệu quả

Máy in là thiết bị không thể thiếu trong môi trường văn phòng hiện đại, phục vụ các công việc hành chính, lưu trữ và giao tiếp nội bộ. Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng, nhiều lỗi máy in văn phòng thường phát sinh, gây gián đoạn công việc. Bài viết dưới đây từ Gold Service sẽ tổng hợp 7 lỗi phổ biến và cách xử lý hiệu quả để giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động in ấn ổn định.

1. Máy in không nhận lệnh

Nhấn "Print" nhưng máy in không phản hồi hoặc không hoạt động.

 

• Kiểm tra kết nối giữa máy in và máy tính

• Tắt máy in đợi 10s rồi bật lại

• Chọn đúng tên máy in khi in tài liệu

2. Bản in bị mờ, nhòe chữ

Chữ in nhạt màu, không rõ nét, văn bản bị lem.

• Kiểm tra và thay thế mực in khi cần

• Vệ sinh đầu in trong cài đặt máy

• Chọn chế độ "High Quality" để in rõ nét hơn

Lưu ý:

• Không lắc mực để in tiếp khi sắp hết

• Tránh tự tháo rời đầu in nếu bạn không rành kỹ thuật

3. Máy in bị kẹt giấy – Lỗi phổ biến nhất

Máy dừng in, phát tiếng kêu lạ, đèn "Paper Jam" nháy đỏ.

• Tắt máy, mở nắp, rút giấy theo chiều in ra

• Loại bỏ toàn bộ giấy bị kẹt còn sót

• Dùng giấy in chất lượng, phẳng, không bụi

Lưu ý:

• Tuyệt đối không kéo giấy ngược chiều

• Tránh dùng vật nhọn, cứng để lấy giấy

4. In sai màu, hình ảnh lệch tông

Hình bị ám màu xanh, đỏ, vàng. Màu in sai so với file gốc. Màu chữ nhạt hoặc không hiển thị

• Thay mực in màu hoặc dùng loại mực chất lượng cao

• Sử dụng tính năng Calibrate Color

• Dùng giấy in màu cao cấp, phù hợp nhu cầu

Lưu ý:

• Không pha trộn mực từ nhiều thương hiệu

• Hạn chế tự chỉnh driver màu nếu không rõ thao tác

5. Máy in phát ra tiếng ồn lạ khi in

Khi in phát ra tiếng cạch cạch, rè rè bất thường.

• Kiểm tra và vệ sinh bên trong máy in định kỳ

• Đặt máy trên mặt phẳng vững chắc

• Nếu tiếng ồn lớn và kéo dài, nên liên hệ kỹ thuật viên để kiểm tra

Lưu ý:

• Không tự tháo vỏ máy nếu không có kinh nghiệm sửa chữa

6. Bản in có vệt sọc, đốm đen hoặc nền bị bẩn

Trên bản in xuất hiện các vệt sọc ngang, sọc dọc hoặc có các đốm đen, mảng mực loang lổ.

• Vệ sinh lô sấy và trống mực bằng dụng cụ chuyên dụng

• Thay thế trống mực mới nếu đã quá tuổi thọ

• Kiểm tra và thay thế hộp mực nếu phát hiện rò rỉ

Lưu ý:

• Không lau chùi trống mực bằng tay không

• Sử dụng khăn mềm, khô khi vệ sinh linh kiện

7. Bản in bị trắng hoàn toàn

Máy in hoạt động bình thường, giấy được đưa ra nhưng không có bất kỳ nội dung nào trên trang giấy.

• Kiểm tra hộp mực và thay thế nếu cần thiết

• Đảm bảo lắp đúng loại mực theo tiêu chuẩn máy

• In thử từ một tài liệu khác để loại trừ lỗi từ file gốc

• Gỡ và cài lại driver máy in phiên bản mới nhất

• Nếu vẫn không được, cần mang máy đến trung tâm bảo trì để kiểm tra phần cứng

Lưu ý:

• Tránh tiếp tục in nếu đã biết mực hết, vì có thể gây hỏng trống mực hoặc cụm sấy

Lời khuyên từ Gold Service

Để hạn chế các lỗi máy in văn phòng gây gián đoạn công việc, doanh nghiệp nên:

• Bảo trì máy in định kỳ theo khuyến nghị nhà sản xuất.

• Sử dụng mực in và giấy in chất lượng, chính hãng.

• Chọn máy in công suất phù hợp với nhu cầu in ấn thực tế.

Với doanh nghiệp in ấn khối lượng lớn, nên đầu tư máy in văn phòng công suất cao, tích hợp tính năng tự động và giám sát từ xa để đảm bảo hiệu suất làm việc liên tục.